Xero es una empresa originaria de Nueva Zelanda que ofrece un servicio de contabilidad en la nube y basado en la web. Con precios de US$19 a US$39 por mes dependiendo del plan puede ser lo que su empresa necesita para tener una mejor contabilidad con información financiera actualizada y fácil de analizar.
Este proceso le puede ayudar a muchos empresarios que también quieren tener información detallada de su empresa de una manera eficiente y moderna.
Xero tiene una gran cantidad de usuarios (más de 200.000) distribuidos en países como Nueva Zelanda, Australia, Inglaterra y EEUU. Me preguntaba ¿sirve este sistema para manejar contabilidad en la nube en Colombia o en latinoamérica? Hace unas semanas terminamos la integración para una empresa Pyme (Pequeña y Mediana Empresa) Colombiana.
La respuesta rápida a la pregunta es que sí se puede tener contabilidad en la nube en un sistema bien estructurado, bonito, fácil de usar y eficiente en el contexto de una empresa colombiana y seguramente latinoamericana.
Nota o Disclaimer: Como siempre debe consultar primero con sus abogados, contadores, jefes o socios antes de tomar decisiones de tipo contable que puedan afectar a su empresa legalmente.
Xero no es el único sistema de contabilidad en la nube. Evalué los siguientes sistemas:
Xero se destaca por tener una funcionalidad robusta, una comunidad grande, ayudas efectivas en su sitio y un API para integrarlo con otros sistemas así como diferentes add-ons.
Sobre todo, uno de sus atributos principales es que es muy bonito. La interfaz se siente liviana, fácil de usar y se vuelve un gusto trabajar con el sistema.
Requerimientos básicos
Es emocionante emprender el camino a una contabilidad fresca y bonita, pero antes es importante tener estos puntos en cuenta:
- Es necesario saber algo de inglés o usar la extensión de Google Translate de Chrome. Me gusta usar Linguee para encontrar el equivalente de un término específico de contabilidad pues usan documentos reales como referencia de traducción.
- Debe tener nociones de contabilidad y administración. Los libros y las clases de Gladys Carrillo de Rojas como “Fundamentos de Contabilidad para Profesionales no Contadores” han formado generaciones de administradores en universidades como el CESA y Uniandes en Colombia. Son una buena introducción a los principios de contabilidad.
- Es necesario reconocer el valor de una contabilidad bien manejada y su importancia en la gerencia de una empresa. Esto ayuda a superar la frustración de los primeros pasos.
- Al ser un sistema web, la interacción con el sistema requiere conexión a Internet. Xero funciona en dispositivos móviles (tiene apps para Iphone, Android) y en diferentes navegadores. También es posible exportar los reportes a Excel o en archivos planos (CSV).
¿Por qué cambiar?
En muchas empresas encontramos los siguientes problemas:
- Los estados financieros llegan semanas después de realizadas las transacciones.
- Ajustar o auditar registros es demorado.
- El sistema de contabilidad no tiene visibilidad constante al resto del equipo. Es administrado por un selecto grupo.
- La información puede estar almacenada de manera insegura, no tiene respaldos efectivos. Usualmente es el computador más viejo de una oficina el que almacena la información más importante.
- La facturación es un proceso dispendioso. Para empresas de servicios no hay facturación recurrente ni integración con sistemas de rastreo de horas.
- La conciliación de bancos, el proceso de cargar y comparar los extractos de los bancos con la contabilidad es repetitivo, tedioso e inexacto.
- El recaudo de cartera es un proceso aparte y no siempre deja registros en el sistema contable de las fechas de pago y las interacciones de cobranza.
- Los sistemas contables de Pyme tienden a ser cerrados, haciendo difícil la interacción de nuevos servicios a través de una modalidad de plugins.
Primeros pasos
Es difícil migrar completamente la contabilida de una empresa de un día para otro. Puede empezar con pasos pequeños que tienen un gran valor. Por ejemplo, empezar a manejar facturación y recaudo usando Xero. Después puede empezar a manejar gastos y cuentas por pagar y finalmente, después de semanas o meses pasar a tener la contabilidad completa.
Hacia una contabilidad en la nube
El proceso para tener su contabilidad completa en la nube es básicamente el siguiente:
- Activar una cuenta en Xero.
- Preparar el plan de cuentas (Chart of accounts). En Colombia se usa el PUC (Plan Único de Cuentas). Debe cargarlo o ajustar las cuentas por defecto en Xero. ACTUALIZADO: Descargar PUC - Xero. Avísenme por twitter (@mrfelipe) si les sirve.
- Cargar los balances iniciales (Conversion Balances) del sistema anterior. Si la contabilidad es nueva no es necesario.
- Ingresar los clientes y contactos
- Adaptar el formato de facturas si se quiere un diseño propio (Invoice Branding). Se puede exportar un archivo de Word y adaptarlo o usar el formato por defecto de Xero.
- Obtener una resolución de la agencia de impuestos (en Colombia es la DIAN) para facturación digital.
- Reconciliación Bancaria: En EEUU Xero tiene integración directa con los Bancos para sincronizar los extractos en tiempo real.En Colombia, es necesario exportar un archivo plano (CSV) y cargarlo en Xero. La ventaja es que el sistema ‘recuerda’ el mapeo de campos y una vez hecho toma uno o dos minutos sincronizar los datos.
Recursos de Xero
Los mejores recursos sobre Xero los encontramos en estas páginas:
- Xero Community - Negocios Un buen sitio para encontrar ayuda de Xero.
- Xero - Página Corporativa Incluye precios y características de producto.
- Xero Community - Desarrolladores. El sitio para desarrolladores que quieran usar el API.
- Xero - Addons Página con add-ons integrando Xero a diferentes sistemas.
- Xero - Videos Videos de ayuda y aprovechamiento de Xero.
Análisis de resultados
Una vez la contabilidad está siendo manejada por Xero, es fácil hacer análisis financiero con los reportes por defecto. Estos incluyen pagos por contacto, Balance, Estado de Resultados (PyG), Flujo de Caja, Transacciones detalladas. El Reporte Ejecutivo nos da indicadores de rotación de cartera, facturación, ingresos y egresos, entre otros de manera consolidada.
Lo mejor está en los servicios de análisis conectados con Xero como son Fathom.
¿Qué hago ahora que no podía hacer antes?
Son muchas las ventajas que he visto con Xero, aquí algunas que se me vienen a la mente:
- Importar los extractos de las cuentas (ej. Bancolombia) cada 15 días. Todas las transacciones del banco tienen un equivalente en la contabilidad, pero Xero recuerda las asignaciones o tiene ‘inteligencia’ para asociar transacciones por su valor o por reglas predefinidas. Esto ahorra mucho tiempo.
- Las facturas recurrentes (ej. hosting, pago de servicios anuales) se generan automáticamente de acuerdo a los datos de cada cliente. Nunca más se nos olvida facturarle a ese viejo cliente de hosting.
- Las facturas se envían por email y se pueden imprimir. Entre más rápido facturamos más rápido recibimos el pago.
- Cuando los clientes se demoran en pagar, se les recuerda amablemente generando un Estado de Cuenta que se envía por email en pocos clics.
- La nómina (Payroll) fue tal vez lo más difícil de configurar. Ahora se genera mes a mes con todos los gastos y provisiones registradas (parafiscales, vacaciones, primas, etc.).
- Tengo la contabilidad en mi smartphone. Cuando estoy de viaje puedo agregar recibos para reembolso tomándoles una foto para hacer una reclamación o simplemente consultar una factura o un estado de cuenta.
- Al tener información actualizada, veo que uso mucho más seguido (cada mes) el análisis de estado de resultados (PyG) y el Balance. Puedo comparar períodos fácilmente y tener indicadores de desempeño muy fácilmente.
Conclusión
Sí es posible usar un sistema de contabilidad en la nube. El camino es un poco dispendioso si se hace migrando de una contabilidad externa pero definitivamente es un gran paso para tener mejor información contable.
Es muy probable que los sistemas de contabilidad tradicionales de las Pyme en Colombia y en otros países actualicen sus plataformas para que sean basadas en la web (web based) y ofrezcan una plataforma abierta a través de un API. Con esto se crearía una comunidad de desarrollo y un ecosistema de nuevas aplicaciones.
Mientras tanto Xero es nuestra mejor opción.